Karyawan Aqua Klaten mengikuti Lomba Mini Konvensi Problem Solving, Konvensi Mini PSG & Expo tahun 2019 (Pabrik TIV Klaten), sebagai ajang Lomba Tim PSG (Problem Solving Group) untuk saling berbagi & mempresentasikan hasil Penyelesaian Masalah dari Root Cause yang ada. Dimana team yang menang (Karyawan Aqua Klaten) akan maju ke babak selanjutnya mewakili Aqua Klaten di Tingkat PSG Regional 3.
Jika dilansir dari media luar negeri kurang lebih Problem Solving Group adalah sebagai berikut”
Tantangan organisasi sering kali mengganggu produktivitas. Pemecahan masalah kelompok adalah proses menyatukan para pemangku kepentingan yang melalui kemampuan pengambilan keputusan analitis mereka dapat mempengaruhi hasil dari masalah. Penggunaan kelompok dalam pemecahan masalah didorong karena kelompok cenderung mengevaluasi beragam solusi dan rencana aksi. Tujuan inti kelompok ini adalah mengidentifikasi masalah dan mengembangkan solusi. Proses pemecahan masalah kelompok sistematis lima langkah ini menyediakan strategi yang ditentukan untuk pendekatan kerja tim untuk menghasilkan resolusi yang kreatif dan dapat diterapkan.
Deskripsi proses
Pernahkah Anda mencoba membuat sekelompok orang untuk menyetujui satu jawaban untuk suatu masalah? Hampir mustahil. Namun, ada pendekatan positif untuk masalah ini yang dapat digunakan siapa pun dengan sedikit pelatihan dan ulasan. Proyek ini menguraikan teknik pemecahan masalah kelompok satu jam yang dapat Anda gunakan dengan organisasi Anda. Ini membantu memperjelas masalah dan memberikan garis besar solusi yang dapat ditindaklanjuti.
Garis Besar Proses Penyelesaian Masalah Kelompok
1. Definisikan Masalahnya
Berikan riwayat yang relevan dengan masalah tersebut. Buat perbandingan: bagaimana keadaan sekarang versus seperti yang Anda inginkan? Berapa lama masalah itu ada? Seberapa sering itu terjadi? Siapa yang terkena masalah?
2. Tentukan Penyebabnya
Cari penyebab kesenjangan antara kondisi saat ini (sekarang) dan yang diinginkan (masa depan).
3. Kembangkan Pendekatan Alternatif
Brainstorm. (Tulis dengan tepat apa yang dikatakan. Menangkap kata-kata spesifik bisa jadi sangat kuat.) Buatlah daftar sebanyak mungkin solusi yang Anda bisa. JANGAN menilai kebenaran atau kelayakan di sini. Cukup daftarkan semuanya.
4. Nilai Konsekuensinya
Tanyakan hasil apa yang mungkin didapat dari setiap alternatif. Siapa yang terpengaruh? Siapa yang membayar? Apakah ada tantangan yang tidak terkendali?
5. Kembangkan Rencana Aksi
Identifikasi seperti apa bentuk kesuksesan yang Anda inginkan. Gunakan Lembar Kerja Perencanaan Tindakan untuk memilih alternatif yang layak yang dapat diterima oleh kelompok. Catatan: Di sinilah sebagian besar pekerjaan dilakukan!
Pendekatan Tanya Jawab
Berikut adalah beberapa pertanyaan tambahan dan spesifik yang dapat Anda gunakan untuk membantu memandu proses. Saat Anda bergerak di setiap bagian, biarkan kelompok Anda mengambil waktu yang cukup untuk berpikir kritis sebelum melanjutkan.
1. Definisikan Masalahnya
Mulailah bagian latihan ini dengan meminta orang untuk menulis secara individual pada kartu indeks apa yang mereka pikirkan masalahnya. Ini mungkin tampak berlebihan atau sederhana untuk beberapa masalah yang tampak jelas (misalnya, kekurangan anggaran). Namun, tanggapan individu dapat menunjuk ke masalah pembaur, masalah terkait, atau item penyebab.
Setelah menulis secara individual, minta semua orang untuk berbagi. (Jika ini masalah yang sangat sensitif, kumpulkan kartunya, kocok kartunya, dan minta satu orang untuk membacanya.)
- Bagaimana keadaan sekarang versus seperti yang Anda inginkan?
- Berapa lama masalah itu ada?
- Seberapa sering itu terjadi?
- Siapa yang terkena masalah?
2. Tentukan Penyebabnya
- Mengapa masalah ini ada?
- Apa yang perlu diubah di masa depan dan untuk jangka panjang?
3. Kembangkan Pendekatan Alternatif: Apa yang layak?
- Berdasarkan penyebab yang diuraikan, langkah pertama apa yang bisa kita ambil untuk mengatasi masalah ini?
- Apa lagi yang bisa kita lakukan?
- Bisakah masalah ini ditangani oleh sumber daya internal? Apakah kita membutuhkan bantuan dari luar?
- Apakah personel dan dana tersedia?
- Apakah ada cukup data untuk membuat rencana?
- Bisakah data yang diperlukan dikumpulkan dalam waktu yang tersedia?
- Apakah masalah melibatkan biaya besar atau konsekuensi besar bagi organisasi?
4. Nilai Konsekuensinya
- Siapa atau apa yang akan terpengaruh oleh solusi ini?
- Apa kemungkinan efek sampingnya . . . segera dan jangka panjang?
- Apa kemungkinan konsekuensi dari solusi ini?
- Apa yang akan menjadi reaksi [warga dalam komunitas / karyawan / pelanggan / pelanggan]?
- Siapa yang akan mengeluh?
- Siapa yang akan senang? Mengapa?
5. Kembangkan Rencana Aksi
- Gunakan Lembar Kerja Perencanaan Tindakan untuk memilih alternatif yang layak yang dapat diterima oleh kelompok.
- Apa yang akan diterima sebagai bukti keberhasilannya?
kesimpulan dan rekomendasi
Proses langkah demi langkah yang diuraikan dalam lembar fakta ini dapat membantu membawa Anda ke hasil yang sukses bahkan untuk masalah kelompok yang paling rumit. Hasil sangat efektif ketika menggunakan fasilitator yang netral dan terampil. Seorang fasilitator dapat berasal dari dalam kelompok tetapi berisiko memasukkan pengaruh dan saran. Skenario kasus terbaik adalah fasilitator yang memahami kelompok, memahami masalah, dan tidak memiliki kepentingan langsung dalam solusi. Peran fasilitator adalah membantu kelompok dalam melakukan lebih efektif (Keltner, 1989).
Mendorong anggota kelompok untuk menghasilkan solusi potensial adalah inti dari pemecahan masalah, asalkan dikelola dan difasilitasi dengan baik. Seharusnya tidak ada kritik terhadap ide, dan novel atau ide yang tampaknya tidak biasa harus didorong. Melibatkan semua anggota kelompok dalam proses itu sangat penting jika setiap orang ingin membeli solusi akhir. Pendekatan terbaik untuk membuat pekerjaan ini lancar adalah dengan menetapkan aturan formal untuk partisipasi positif.
Ketika sebuah kelompok besar terlibat dalam pengambilan keputusan, Teknik Kelompok Nominal (NGT) dapat digunakan bersamaan dengan proses yang diuraikan ini. NGT adalah metode peringkat tertimbang yang memungkinkan grup untuk menghasilkan dan memprioritaskan masalah. Prosedur ini mendorong partisipasi yang seimbang dan menciptakan keluaran kuantitatif.
Dengan proses pemecahan masalah apa pun, mendefinisikan masalah mungkin merupakan langkah yang paling penting, tetapi mungkin merupakan langkah yang paling sulit. Ini memaksa kelompok untuk secara kolektif mengenali ruang lingkup masalah dan perlu menyusun solusi. Namun, jika kelompok difasilitasi melalui proses penyelesaian masalah dan berhasil mengembangkan rencana aksi, tetapi tidak melaksanakan rencana, semua upaya sia-sia.
Referensi
Bolton, Elizabeth. 2009. Pengembangan Kepemimpinan IFAS: Pemecahan Masalah dalam Grup . Perpanjangan IFAS. Universitas Florida. FCS9064.
Keltner, S. 1989. Fasilitasi: Katalisator untuk pemecahan masalah kelompok . Manajemen Komunikasi Quarterly, 3, 1. Sage Publications.
Rebori, Marlene K. 1997. Teknik Pemecahan Masalah yang Efektif untuk Grup. Perpanjangan Koperasi. Universitas Nevada. Lembar Fakta 97-26.
Scholl, Richard W. 2003. Pengambilan Keputusan Kelompok dan Pemecahan Masalah . Charles T. Schmidt, Jr. Pusat Penelitian Tenaga Kerja. Universitas Pulau Rhode.
Diadaptasi dari Conone, R., Brown, D., dan Willis, R. (tidak ada tanggal). Memahami Prosesnya, CDFS-13. Lembar Fakta Perluasan Universitas Negeri Ohio. Awalnya tersedia online di ohioline.osu.edu/bc-fact/0013.html
Sumber Tambahan: Tujuh Langkah untuk Memecahkan Masalah, www.pitt.edu/~groups/probsolv.html
